Otpremnica je dokument robnog knjigovodstva kojim se evidentira:
- izlaz robe iz skladišta (magacina) prodavca (trgovca), kao i
- finansijsko zaduženje kupca.
Otpremnica nastaje u momentu izvršenja naloga kupca. Trgovac obavezno uz robu koju šalje kupcu dostavlja i otpremnicu koja se sačinjava u tri primerka, i to za:
- kupca
- magacin trgovca
- računovodstvenu službu trgovca.
U trgovini su u primeni računarski programi pomoću kojih se sačinjava otpremnica i automatski ažuriraju dokumenti na koje otpremnica utiče ili u kojima treba da bude prikazana. Otpremnica se kod prodavca prikazuje u Knjizi evidencije prometa i usluga (KEPU) na strani razduženja.
U lager listi količina robe na lageru se umanjuje za količinu koja se nalazi na otpremnici. U magacinskoj kartici (kartici robe) prikazuju se promene koje se odnose na svaki artikal koji se nalazi na otpremnici.
Postoji i interna otpremnica – dokument robnog knjigovodstva koji služi za prenos robe između poslovnih jedinica (magacina) istog pravnog lica. Prilikom prenosa robe između poslovnih jedinica, pored interne otpremnice, sačinjava se i interna kalkulacija.
Interna otpremnica se sačinjava za poslovnu jedinicu iz koje se roba otprema, a interna kalkulacija za poslovnu jedinicu u koju se roba prima.
– Datum na otpremnici – trgovac treba da kreira otpremnicu onog dana kada roba krene ka kupcu, jer je to trenutak kada roba napušta magacin trgovca. S tim u vezi, datum na otpremnici jeste datum kada je roba napustila magacin trgovca i to je datum prometa.
– Kreiranje nekoliko otpremnica u jednom danu (sa jednim datumom na ispravama), a potom njihovo korišćenje u narednom periodu za isporuke koje se dešavaju u narednim danima u određenim gradovima Srbije, nije u skladu sa propisima.
– Objekti na istoj adresi – ukoliko se objekti (magacini) iz kojih se roba isporučuje nalaze na istoj adresi, trgovac može da sačini jednu otpremnicu. Međutim, ukoliko su objekti na različitim adresama, trgovac je dužan da sačini otpremnice po objektima iz kojih se roba isporučuje.
– Faktura – otpremnica – faktura je računovodstvena isprava, relevantna za međusobne odnose ugovornih strana (datum izdavanja fakture je datum prometa, rok za plaćanje fakture računa se od dana izdavanja fakture, momenat izdavanja fakture generiše poreske obaveze – PDV i sl). Ukoliko se u otpremnicu unesu podaci o prodajnoj ceni i iznosu za plaćanje (ne moraju biti uneti), tada nastaje dvojni dokument: faktura-otpremnica.
Prema odredbama člana 29 Zakona o trgovini trgovac je dužan da poseduje isprave o proizvodnji, nabavci i prodaji robe naročito sa podacima o: poslovnom imenu, adresi, PIB i matičnom broju ili broju poljoprivrednog gazdinstva (BPG), odnosno broju iz odgovarajućeg registra proizvođača ili dobavljača; broju i datumu izdavanja isprave; nazivu, mernoj jedinici i količini robe; nabavnoj ceni robe; zaduženju za vlastitu robu; prodajnoj ceni robe.
Robu u prevozu moraju da prate isprave koje su u neposrednoj vezi sa njenim prevozom i koje naročito sadrže: broj i datum isprave, poslovno ime, adresu, PIB i matični broj ili broj poljoprivrednog gazdinstva (BPG), odnosno broj iz odgovarajućeg registra isporučioca, primaoca i prevoznika (ukoliko ga ima), mesto i adresu objekta iz koga se isporučuje i u koji se isporučuje, ime, prezime i potpis odgovornih lica isporučioca i prevoznika, naziv robe i količinu.
Trgovac je dužan da poseduje i isprave kojima se potvrđuje ispunjenost uslova u pogledu svojstva robe kada je to propisano posebnim propisima.
Isprave o robi mogu biti u originalu ili kopiji i mogu imati formu elektronskog dokumenta.
Zakonom o prevozu u drumskom saobraćaju („Sl. glasnik RS“, br. 46/95, 66/2001, 61/2005, 91/2005, 62/2006, 31/2011 i 68/2015 – dr. zakoni) u članu 39. stav 5. propisano je da u teretnom motornom vozilu, kojim se obavlja prevoz stvari za sopstvene potrebe, mora biti dokument (otpremnica i sl.) iz koga se može utvrditi vlasnik i vrsta stvari koje se prevoze.
Evidencija prometa robe
Trgovac je dužan da vodi evidenciju prometa robe na osnovu isprava o robi iz člana 29. Zakona o trgovini.
Za trgovinu na prodajnom mestu vodi se evidencija za svako prodajno mesto posebno. Trgovac je dužan da evidenciju prometa učini dostupnom na prodajnom mestu.
Za trgovinu ličnim nuđenjem i trgovinu putem automata u prenosivim prodajnim objektima (kiosk, tezga, automat i sl. sredstva i oprema) evidencija se vodi na nivou celokupne trgovine tog trgovca na tržištu Republike Srbije. Trgovac je dužan da evidenciju prometa robe učini dostupnom na mestu koje se prijavi ministarstvu nadležnom za poslove trgovine.
Za daljinsku trgovinu evidencija se vodi na nivou celokupne daljinske trgovine tog trgovca na tržištu Republike Srbije ili posebno za pojedine organizacione celine u skladu sa prethodno donetom odlukom trgovca. Trgovac je dužan da evidenciju prometa robe učini dostupnom na mestu koje se prijavi ministarstvu nadležnom za poslove trgovine.
Pravilnikom o evidenciji prometa („Sl. glasnik RS“, br. 99/2015 i 44/2018 – dr. zakon), koji je donet na osnovu Zakona o uslovima za obavljanje prometa robe, vršenje usluga u prometu robe i inspekcijskom nadzoru („Sl. glasnik RS“, br. 39/96, 20/97, 46/98, 34/2001 – dr. zakon, 80/2002 – dr. zakon i 101/2005 – dr. zakon) propisano je da evidenciju prometa vode pravna lica i preduzetnici koji obavljaju:
- trgovinu na malo
- trgovinu na veliko, a poslovne knjige ne vode po principu dvojnog knjigovodstva
- komisione usluge
- otkup poljoprivrednih proizvoda i domaćih životinja na otkupnom mestu,
na obrascu KEP koji je odštampan uz ovaj pravilnik i čini njegov sastavni deo.
Evidentiranje u Knjizi evidencije prometa robe vrši se na osnovu verodostojnih isprava (faktura, carinska isprava, dostavnica, otpremnica, faktura – otpremnica, interna prenosnica, prijemnica, dnevni izveštaj fiskalne kase, odnosno fiskalni dokument, zapisnik, popisna lista, revers, isprava o otkupu, potvrda i dr).
Trgovac – komisionar pored navedenih isprava evidentiranje u Knjizi evidencije vrši i na osnovu Obrazaca PKR, PKR-1, KRI i KRI-1.
Isprava koja prati robu i na osnovu koje se vodi evidencija je u originalu ili kopiji, odnosno u pisanom ili elektronskom obliku i mora da sadrži sledeće podatke: broj i datum isprave, poslovno ime, adresu i PIB isporučioca, primaoca i prevoznika (ukoliko ga ima), mesto i adresu objekta iz koga se isporučuje, ime, prezime i potpis odgovornih lica isporučioca, primaoca i prevoznika, naziv robe i količinu, jediničnu cenu i vrednost robe.
Knjiga evidencije se vodi u pisanom obliku, ručno ili elektronski, tako da omogućava uvid i kontrolu prometa. Kada se Knjiga evidencije prometa robe vodi elektronski, radi dostupnosti evidencije nadležnim kontrolnim organima, na njihov zahtev, vrši se štampanje podataka.
Otpremnica u elektronskom obliku
Elektronski dokument je skup podataka sastavljen od slova, brojeva, simbola, grafičkih, zvučnih i video materijala, u elektronskom obliku. Elektronski dokument je svaki dokument koji je izvorno nastao upotrebom informacionih tehnologija.
Originalni elektronski dokument jeste onaj elektronski dokument koji je izvorno sačinjen u elektronskom obliku upotrebom informacione tehnologije (na primer, u Wordu).
Elektronski dokument ne mora nužno da bude originalni elektronski dokument.
Na primer, elektronski dokument može biti sačinjen tako što se digitalizuje (skenira) papirni dokument i tada se digitalizovani primerak papirnog dokumenta smatra kopijom (ukoliko nije overen u skladu sa odredbama Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju („Sl. glasnik RS“, br. 94/2017 i 52/2021).
Kvalifikovani elektronski potpis ima isto pravno dejstvo kao i svojeručni potpis, što je propisano članom 50. stav 2. Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju. („Sl. glasnik RS“, br. 94/2017 i 52/2021)
U skladu sa članom 29. stav 5) Zakona o trgovini isprave o proizvodnji, nabavci i prodaji robe mogu biti u elektronskoj formi. U skladu sa navedenim, otpremnica može da bude u elektronskom obliku.
– Otpremnica na elektronskom uređaju za obradu podataka – primalac i prevoznik mogu da poseduju elektronski dokument na odgovarajućem elektronskom uređaju za obradu podataka, s tim da je takav elektronski dokument verodostojan dokument o isporuci robe ukoliko sadrži propisane podatke.
– Otpremnica na mobilnom telefonu – Ministarstvo trgovine, turizma i telekomunikacija donelo je službeno mišljenje, br. 011-00-00366/2021-03 od 19.8.2021. godine, prema kojem lice angažovano kod poslovnog subjekta, može tržišnoj inspekciji putem svog mobilnog telefona dokumentovati postojanje i sadržinu otpremnice robe koju prevozi ukoliko je ona izrađena u skladu sa Zakonom o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju. Navedeno službeno mišljenje se odnosi na sve isprave u elektronskom obliku na koje se odnosi član 29. Zakona o trgovini.
– Slika potpisa – na fakturi-otpremnici ili otpremnici ne može se smatrati elektronskim potpisom. Slika potpisa na fakturi može da se podvede pod „identifikacionu oznaku“ što je za fakturu dovoljno, ali kod otpremnice se traži potpis u skladu sa članom 12. Pravilnika o evidenciji prometa („Sl. glasnik RS“, br. 99/2015 i 44/2018 – dr. zakon).
– Biometrijski potpis – Potpis na ekranu elektronskog uređaja (biometrijski potpis) smatra se elektronskim potpisom, ali ne kvalifikovanim, koji ima jednaku snagu svojeručnom potpisu. Tumačenjem člana 12. Pravilnika o evidenciji prometa dolazi se do zaključka da se za otpremnicu traži svojeručni potpis, te je pravno najsigurnije da se otpremnica u elektronskom obliku potpiše kvalifikovanim elektronskim potpisom.
Saznajte više:
Online trgovina »
Upotreba pečata u poslovanju privrednih subjekata »
Zakonske obaveze čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala »