Odredbama Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) uređuje se sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, uslovi i način korišćenja arhivske građe, organizacija, nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) je stupio na snagu dana 01. februara 2020. godine, a počeo je da se primenjuje 02. februara 2021. godine.
Za nepoštovanje zakonskih obaveza Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020) propisuje prekršajnu odgovornost sa predviđenim novčanim kaznama u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice, odnosno u iznosu od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu.
Zakonske obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala se odnose na obaveze čuvanja i uništavanja dokumentarnog materijala, kome je istekao rok čuvanja, predaje arhivske građe nadležnom javnom arhivu, sprovođenja odgovarajućih mera zaštite i dr.
Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da savesno čuva u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal u obliku u kojem su nastali.
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala osim fizičkih lica dužan je i da:
- obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala
- odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom
- evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal
- predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020)
- osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu
- vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu
- dostavi nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini
- pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.)
- odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka
- omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala
- postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala
- obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da obezbedi stručno osposobljavanje i usavršavanje, kao i proveru stručne osposobljenosti zaposlenih koji upravljaju dokumentima.
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da u roku od 30 dana obavesti nadležni arhiv o svom osnivanju, kao i o svim izmenama statusa i organizacije (promeni statusa i/ili naziva, promeni organizacije, promeni adrese, kao i prestanku rada).
Nedeljivost arhivskog fonda
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da arhivsku građu čuva kao celinu – arhivski fond.
Obaveze stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku dužan je da sprovodi procedure i postupke vezane za upravljanje dokumentima, kao i da koristi informacioni sistem, koji garantuju zaštitu, autentičnost, verodostojnost, celovitost i upotrebljivost elektronskih dokumenata.
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala pripremu arhivske građe i dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje arhivske građe i dokumentarnog materijala vrši u skladu sa propisima kojima se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i u skladu sa propisima donetim na osnovu Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020).
Jedinstvene tehničko-tehnološke zahteve i procedure za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku uređuje Vlada Republike Srbije.
Državni arhiv Srbije dužan je da uspostavi i vodi elektronski arhiv u Državnom centru za čuvanje i upravljanje podacima.
Javni arhivi dužni su da koriste elektronski arhiv putem jedinstvene informaciono-komunikacione mreže elektronske uprave.
Upravljanje dokumentima
Stvaralac i imalac, osim fizičkih lica, dužan je da donese:
- opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala
- listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja
- opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata.
Nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Odabiranje arhivske građe i uništavanje dokumentarnog materijala kome je istekao rok čuvanja
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala, dužan je da posle izvršenog odabiranja arhivske građe, izdvoji radi uništavanja dokumentarni materijal kome je istekao rok čuvanja. Prilikom uništavanja dokumentarnog materijala stvaralac i imalac dokumentarnog materijala dužan je da preduzme neophodne mere zaštite podataka koji bi mogli povrediti prava i pravni interes lica na koja se dokumentarni materijal odnosi.
Dokumentarni materijal nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pismenoj formi nadležnog javnog arhiva.
Nadležni javni arhiv daje odobrenje samo za uništenje dokumentarnog materijala koji je evidentiran u arhivskoj knjizi.
Predaja arhivske građe nadležnom javnom arhivu
Stvaralac, odnosno imalac arhivske građe, sređenu i popisanu arhivsku građu predaje na čuvanje nadležnom javnom arhivu po isteku 30 godina od dana njenog nastanka. Nadležni javni arhiv može odlučiti da se u pojedinim slučajevima produži rok od 30 godina. Izuzetno, rok od 30 godina može se skratiti sporazumom između nadležnog javnog arhiva i stvaraoca, odnosno imaoca arhivske građe.
Organ uprave nadležan za unutrašnje poslove stara se o čuvanju arhivske građe nastale u njegovom radu u za to posebno obrazovanom arhivskom odeljenju, a može je pod uslovima koje sam odredi predati u celini nadležnom javnom arhivu.
Obaveze prilikom predaje arhivske građe nadležnom javnom arhivu
Stvaralac i imalac arhivske građe dužan je da arhivsku građu preda u originalu, sređenu, označenu, popisanu, neoštećenu ili sa saniranim oštećenjima, tehnički opremljenu, a arhivsku građu u elektronskom obliku zajedno sa pripadajućim metapodacima i dekodiranu, na način koji odredi nadležni javni arhiv.
Bliže uslove i način predaje arhivske građe javnim arhivima propisuje minister kulture.
Troškove nastale u vezi sa primopredajom arhivske građe uključujući i sređivanje i izradu popisa i saniranje oštećenja, koje može da obavi nadležni javni arhiv, snosi stvaralac, odnosno imalac arhivske građe.
Stvaralac, odnosno imalac koji predaje arhivsku građu, daje nadležnom arhivu preporuku o uslovima njenog korišćenja i o rokovima dostupnosti koja predstavlja sastavni deo zapisnika o predaji arhivske građe.
Predaja arhivske građe i dokumentarnog materijala nastalih u radu stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom
Arhivsku građu i dokumentarni materijal stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom dužan je da preuzme i čuva, u skladu s odredbama Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020), njegov pravni sledbenik.
Odabrana, sređena i popisana, neoštećena ili sa saniranim oštećenjima, arhivska građa i dokumentarni materijal, nastali u radu stvaraoca i imaoca koji je prestao sa radom i nema pravnog sledbenika smatraju se dospelim za preuzimanje od strane nadležnog javnog arhiva, osim ako zakonom nije drugačije propisano.
Stečajni upravnik dužan je da izvrši predaju odabrane, sređene i popisane arhivske građe, neoštećene ili sa saniranim oštećenjima nadležnom javnom arhivu najkasnije u roku od godinu dana od dana otvaranja stečajnog postupka.
Mere zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju rizika od katastrofa i vanrednih situacija
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala donosi plan mera zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala u slučaju rizika od katastrofa i vanrednih situacija u skladu sa zakonom i dužan je da sprovodi sve mere zaštite utvrđene planom mera. Nadležni arhiv kontroliše izvršenje mera.
Ukoliko nastupi vanredna situacija stvaralac i imalac arhivske građe dužan je da zapisnički konstatuje dan, čas i okolnosti koje su nastale i bez odlaganja o tome pisanim putem obavesti nadležni arhiv.
Saznajte više:
Zaštita podataka o ličnosti u Srbiji – Pravni okvir »
Upotreba pečata u poslovanju privrednih subjekata »
